Flemming Hartwich, Forretnings-og IT-arkitekt.15+ års erfaring som konsulent og IT-arkitekt i den private & offentlige sektor og i konsulentbranchen.
Peter Hauge Jensen, Forretnings- og IT-arkitekt
15+ års erfaring som leder, projektleder, konsulent og IT-arkitekt i den offentlige sektor og i konsulentbranchen.
En fremherskende trend er, at organisationer ønsker at blive mere datadrevne. At blive datadrevet er essensen af digital transformation. Der er meget hype om dette, men reelt kan både effektivisering og højere kvalitet øges markant ved at bruge data bedre. Hele grundlaget for Netflix er klog dataudnyttelse.
I vores tidligere blogindlæg har vi set på EA’ens rolle og kompetencer og beskrevet, hvordan EA’en skal agere strategisk og helhedstænkende. I transformationen fra analog til digital er EA’en helt central aktør, der kan bidrage til det strategiske arbejde med at få sat retning, mål og fokus på rejsen og arbejdsindsatsen. Transformationen kan gribes an på mange måder afhængig af organisationens aktuelle udfordringer, kultur, forretningsmodeller etc.
Sådan skaber du en datadrevet organisation. EA’en kan med fordel udlægge de trædesten i den transformation, som vi beskriver i det følgende.
Prioritering af forretningskritiske fokusområder
At udvælge de forretningskritiske områder, der først skal transformeres, er en helt afgørende del af EA’ens indledende strategiske arbejde. En forudsætning for de efterfølgende trædesten er et ledelsesmæssigt buy-in, commitment og ressourcer til opgaven.
Der kan være mange motiver til valget af et forretningsområde. Men motiverne er ikke det vigtigste. Det centrale er at træffe et valg. Ofte betaler det sig at udnytte anledninger - f.eks. en ny overordnet forretningsstrategi, fusion, lovændring, teknologiske markeds-enablere eller lignende. Og vigtigst: Gør jeres fokus overskueligt.
De kritiske forretningsprocesser
Når forretningsområdet er valgt, skal de vigtigste forretningsprocesser kortlægges. Der udarbejdes dokumentation for anvendelse af data, aktører og systemer, der anvendes i processen.
Særligt fokus er naturligvis på, hvilke datakilder der indgår, hvordan data anvendes, deles, gemmes mv. Forretningsregler der anvendes i processerne kan med fordel kortlægges i samme proces.
Ud fra de dokumenterede forretningsprocesser undersøges det, hvordan processerne kan gøres mere datadrevne. Det handler ikke kun om øget automatisering, men om at gentænke fundamentet for processerne, dvs. om at transformere forretningsmodellerne ved at udnytte både interne og eksterne data. Efterfølgende opstilles to-be scenarier og en gradvis transformation af forretningsprocesserne planlægges.
Husk: Tænk stort, men start småt.
Systemoversigt
Mange organisationer har en omfattende og forholdsvis udokumenteret systemportefølje. Afgørende for at blive mere datadrevet skal der være en central registrering af systemerne, deres kontrakter og aktører.
En central trædesten er at få skabt det fornødne overblik over, hvilke systemer der optræder i hvilke processer og i sidste ende anvender, holder, bearbejder og udstiller hvilke data. Start med at dokumentere understøttelsen af de udvalgte kritiske forretningsprocesser - en væg-til-væg-tilgang lykkes sjældent.
Med koblingen til analyserne på forretningsprocesserne kan der ske grundlæggende ændringer i systemlandskabet, som kan føre til mere omfattende arkitekturovervejelser om den fremtidige systemportefølje.
Datakatalog
Udarbejdelse af fundamentet for et datakatalog kan påbegyndes i forbindelse med kortlægning af de kritiske forretningsprocesser. En oversigt over hvilke data der fødes hvor (master data), anvendes i hvilke processer og deles imellem hvilke systemer/ aktører bliver en hjørnesten i det fremadrettede arbejde og er fundamentet for at arbejde datadrevet. Startende med de vigtigste områder kan man i datakataloget begynde at deklarere sin datakvalitet.
I takt med den løbende udvidelse af forretningsområder og forretningsprocesser, der indgår i transformationen, vil datakataloget løbende blive udvidet, samtidig med, at oversigten over data kan bidrage til en øget anvendelse af eksisterende data. Dette kan bidrage til nye forretningsmodeller igennem andre perspektiver på data og fjernelse af dubletter på tværs af systemer og databaser (effektivisering). Dertil kommer synergien imellem datakataloget og GDPR-opgaverne.
”Datarejserne”
Med overblik over processer, forretningsregler og data kan der beskrives ”datarejser”, dvs. en kortlægning af, hvordan data bevæger sig fra dannelse (f.eks. indtastning af en ansøgning på en hjemmeside), til behandling, indhentelse af yderligere data, afgørelse og afsluttende kommunikation og journalisering.
Disse rejser sker ikke nødvendigvis kun inden for egen organisation, men kan også involvere andre aktører (organisationer) kilder?? og derigennem deres berigelse af data. Datarejserne beskriver, hvordan skal data anvendes. I hvilke processer. I hvilken form. Hvordan data skal dokumenteres. Datarejserne kan med fordel være en del af datakataloget.
Greb om begreberne
Data er blot tal, bogstaver, billeder mv. For at data skal være anvendeligt, skal det sættes ind i en kontekst. Det skal gøres til information. Det kræver, at organisationen får greb om egne begreber.
Hvordan defineres en kunde, borger, patient? Det er ikke givet, jo for den enkelte, men spørg din kollega om et almengyldigt begreb I anvender hver dag. Er I enige? Hvis I skriver hver jeres definition ned, er de så ens? Det vil de ofte ikke være.
Meget forretning i organisationer er baseret på lovgivning, fastlagte metoder og praksisser. Her vil der opstå forskellig tolkning af helt centrale begreber. Og når disse begreber bringes i spil på tværs af andre forretningsområder eller andre organisationer kan forskellene blive ganske betydelige. Hvad betyder det så, når vi begynder at anvende de data der opstår i processerne? Hvad sker der, når vi tolker på data? Træffer beslutninger/afgørelser? Vi bruger mange forskellige koder, beskrivelser og definitioner på begreber hver dag, men mange af disse begreber kan være svært anvendelige i f.eks. dialog med kunder/borgere.
Farvekoder er rigtig gode for en farvehandler, når der skal bestilles varer, men kan være vanskelige at forklare en kunde. Her skal der en oversættelse til. Hvis en kunde ønsker en brækket hvid, nytter det ikke at farvehandleren svarer igen med en farvekode. Gøres lagerstatus op i antal liter eller i enheder? Det er ikke helt uvæsentligt, når der skal bestilles varer.
I kommunerne har der været arbejdet på at skabe en fælles metode for dokumentation og udveksling af data på sundheds- og ældreområdet (Fælles Sprog III red.). Det er et forsøg på at skabe overblik over indsats og effekt, herunder også styring af økonomi. Dvs. anvende fælles begreber for, hvilken indsats der skal anvendes og den forventede effekt. Problemstillingen er, at der på tværs af de forskellige fagligheder ikke er sket en koordinering af begreberne, så medarbejderne, der tilser borgerne, har mange forskellige begreber, der med hver deres perspektiv foreslår en indsats og tilhørende effekt. Det gør det i praksis noget nær umuligt at implementere digitalt og aggregere data, der kan anvendes til styring og optimering.
Begreber (og dermed data) skal være forståelige og meningsskabende for alle aktører i værdikæden. Derfor er dokumentation af begreberne nødvendige. Særligt hvis data baseret på begreberne skal indgå i andre kontekster, end hvor data bliver skabt.
Metodebibliotek
I processen udarbejdes et metodebibliotek, der løbende skal udbygges og vedligeholdes. Det er vigtigt at dette arbejde er meget fokuseret, så der udelukkende arbejdes med de elementer der skaber værdi for organisationen. Et metodebibliotek skal anvendes i kompetenceudviklingen og til opsamling og vedligehold af ny viden. Metodebiblioteket er EA’ens værktøjskasse og danner grundlag for kompetenceudvikling for øvrige arkitektprofiler (f.eks. forretnings-, løsnings-, systemarkitekter m.fl.). Ydermere kan metodebiblioteket bidrage til at udvikle relaterede fagligheder, f.eks.
- Leverandørstyring
- Indkøb
- Projektledelse
De mest modne organisationer belønnes
Transformationen til at være datafokusret er krævende, men falder mere naturligt for organisationer, der i forvejen har høj modenhed mht. forretnings- og it-arkitektur. Ledelsesmæssig forståelse af kompleksiteten og af organisationens nuværende tilstand er afgørende for en succesfuld transformation.
Her har EA’en en stor kommunikativ opgave. EA’en skal i samarbejde med IT-chefen (CIO) klæde ledelsen på og skabe den nødvendige forståelse for investeringens størrelse. En solid indsigt i current state er et godt faktuelt grundlag for at estimere opgaven tidsmæssigt og økonomisk og fastlægge realistiske mål.
